印刷会社の業務管理システム
IT補助金採用・印刷会社の業務管理システム

このシステムはIT導入補助金の通常枠として採択されています。(通常枠 補助率:1/2 補助金申請額150万~450万円)

印刷業界も時代の流れとともに⼤きく変わり、これまでの業務を遂⾏しながら新しい業態への変化を求められています。
⼊稿⼿段⼀つを取ってみてもテキスト、画像などがメールやストレージで、しかも不揃いの状態で送られてくることも珍しくありません。
ハードとなる機械設備の性能は向上したものの、段取りなどの管理⾯は益々煩雑になっています。このような現状を踏まえ、印刷業務全体の流れを⾒通せるシステムとして設計いたしました。
目   次
※オレンジ色はオプション機能です
共通機能 作業指示書(HP作業指示書)・工程表・作業予定 ・外注管理 ・ナレッジ機能・雑記機能・変更連絡通知・勤怠管理・電子印鑑
営業部門自動積算見積・同類検索・営業日報・売上加工高グラフ・資料画像格納・顧客管理・入稿フォルダ生成・営業日報・見積メール送信
DTP部門 外部共有・校正履歴・刷取画像・DTPバックアップ・チャット機能
工務部門出荷管理・用紙在庫管理・QRコード変更確認・機械別パズル式予定表
経理部門 売上伝票発行・月締請求書発行・売掛残高・買掛残高
分  析 日次加工高(部門別)・期間比較加工高・顧客別加工高・営業別加工高
クラウド セキュリティー・所望バックアップ・ホスティング・クラウドネットワーク
導入費用システムの費用・別に要する費用
リモートによるデモのご案内日程を決めてデモを行います。
スケジュールヒアリングから導入まで
※この目次では各機能を部門ごとに紹介しておりますが、システム全体の機能分布は下の部門対応表でご確認ください。
※各機能は全て一元管理され、連動しています。


■部門対応表

システムの概略
システムの概略

共通機能

■自動積算機能…御社の計算方法をプログラム化
各作業の指示だけでなく入稿から納品までを管理するメインファイルとなり、この内容がシステム全域に流れる仕組みになっています。
レイアウトは内容でセグメント(お客様情報、スケジュール、案件ボリューム、作業情報)し、備考や料金計算などもタブに収めることで比較的多くの項目があるにも関わらずスッキリしたものとなっています。(料金は自動積算します)
また、見積システムとも連携していますので取込もボタンクリックで完結し、リピート案件も同様にワンクリックで行えます。

各作業指示
各作業指示

■作業の種別指示書化…端物、ページ物、帳票、封筒、名刺、はがき ※A4 ペーパー出力
印刷物の受注は大半がオーダーメイドで、その工程が非常に煩雑となります。そこで扱いやすい作業指示書を追及すれば印刷物の内容によってフォームを分けることが有効だと考えています。端物、ページ物、帳票等、種別で入力画面を切り換えることで表示する項目を整理することができました。
(ホームページ指示書はオプションになっています)

各作業指示
■工程表…進捗をリアルタイムで表示
入稿から納品までの進捗状況を管理します。 作業指示書が記入されることで受注内容が反映され、更に各場面の担当者が作業完了のチェックを入れることで、全行程のタイムリーな進捗状況を把握することができます。 種別(端物、ページ物、帳票等)で区切りをしていますので管理もしやすく、朝の打合せ資料として紙出力のレイアウトも用意しています。
工程表
■予定表(予定と実績の時間管理)
工程表と同じ要領で予定を入力すると、「予定事項管理一覧」に担当者毎の今後の予定となって表示され、更に時間配分をすれば日毎の時系列表示となります。実行(作業完了)も同様に行うことで予定と実行の比較可能となり、その結果は作業の問題点洗出しや効率化を図る上で役に立ちます。(日を跨いだ作業にはその回数と合計時間が計算されます) この機能は工程表と連動していますので、工程表の入力でも同じ結果となります。
■雑記機能
日々の業務では多くの情報が発生し、それらには後々必要となるものも多くあります。例えば入稿までの経緯となったり、問合せに的確な対応ができたり、記録しておいたことで事がスムースに流れます。
この雑記機能は用件ごとに新規ページを開設し、やり取りや気付き等をメモ感覚で簡単に追記していきます。また、用件に紐づいたフォルダが生成できますので、PDFや画像データなどを資料として保存し、必要な時はボタンクリックで開けます。
 
■ナレッジ機能(ノウハウ・クレーム・記録)
世の中の変化とともに受注内容も変わり、都度時間をかけて調査をしたり製造手法を習得するために多くの労力が払われています。このようなことを記録し全社で共有することはとても大切なことです。作業指示書に紐づけされたナレッジ機能として、画像2枚テキスト500 文字の領域を用意しています。操作もワンクリックで行える使い易いものです。
■外注管理

外注先や外注内容、受渡日等の管理を作業指示書と連携して行い、一案件に複数の外注先が関わる場合も、その受渡毎に管理をしていますので進捗状況も確認できます。
また、現在の外注も一覧で表示しますので、外注状況全体の確認も簡単にできます。

■変更通知・連絡機能
変更通知…入稿後、数量や納品日が変更されることはよくありますが、それを周知するための機能です。例えば作業指示書の数量が変更された場合、傍にある変更ボタンをクリックすれば、その内容がトップ画面にある変更記録に反映されます。
初期設定として変更ボタンは作業指示書の納品日、数量、用紙、備考に配置しております。
連絡事項…個人、部門宛の連絡に使用します。新規連絡ボタンで入力画面となり入力完了で連絡事項に追加されます。消去は確認ボタンで行いますが、一定時間放置されると強調表示となります。自分宛てのメモとしても利用でき、この場合は他者には表示されません。
■入稿資料フォルダ生成
「入稿資料」ボタンをクリックすれば、その案件に紐づいた共有フォルダが自動生成されます。
そこへ入稿ファイル等を入れることで誰もがアクセスでき、更にはDropbox等のクラウドストレージを利用することで、外部との共有も可能となりテレワークツールとしても使えます。
■外部共有フォルダ
入稿や校正出し等、外部とのやり取りをクラウド上で行い、データサイズや保管期限を気にすることなく確実な受け渡しができます。 これは本システムとクラウドストレージ(Dropbox等)を連携させたもので、低コストで安心してお使いいただけます。
■実際の印影で電子印に使え高いセキュア性 O
業務の効率を考えれば、時には素早い決裁や承認も必要となります。
本システムでは外出先からの押印機能をご提供しています。
また、信憑性の面でもログ管理で押印の時間と端末を記録し改ざんを防ぎます。
 

■顧客管理
予め顧客情報をデータベース化しておくものでシステムの付帯的な存在ですが、ほとんどのファイルに繋がり顧客情報が利用されています。
本システムは検索機能を強化し、ふりがな一文字でも候補を絞り出し、更に2文字3文字と増やす毎によりシビアな検索精度が得られます。
■勤怠管理
パソコンやiPhoneからのアクセスができるので、社内はもちろん外出先からでも手軽に打刻ができます。特にiPhoneやiPadでは位置情報を取得することができますので、テレワーク業務も安心して行うことができます。
管理は一覧画面で行い、人別ソート、病欠や有休休暇などの欠勤処理にも対応しています。
営業部門

見積、受注処理、作業指示といった付帯業務は営業社員にとって慢性的な負担となりがちですが、疎かにはできない大事なことでもあります。自動見積をはじめ、オブジェクト資料の利用など、営業効率を大きくアップします。
■自動見積り計算
印刷物の見積もりはその種類によって計算方法が異なりますが、それらを御社の計算方法でプログラム化し自動計算を行います。
また、自動計算で算出した数値を勘案する場合でも直前の各数値を記憶していますので煩わしい再計算も楽に行えます。
■簡易見積書
一々計算するほどのこともないような場合のために、簡易的(エクセル要領)な見積書も備えております。
■見積書メール送信(Gmailにも送信記録) O
見積書PDFを作成後、メールの送信作業(宛先、本文、ファイル添付)がボタン操作で行えます。更にそのメールは見積システムと紐づけられており、添付内容を含めた送信内容がいつでも確認できます。 またこの処理はGmailとの連携を行っているため、Gmailの「送信トレイ」にも履歴として残ります。※但しこのフォームにGmailの受信はいたしません。
■同類検索…見積、納品金額の目安を引き出す
見積金額を過去の受注分や他の同類案件を参考にして決めることも多くあります。そのような場合のツールとして 用意しております。
同類検索ボタンをクリックするとその案件と同じものがヒットし、更に検索内容を少し変えることで検索巾が調整され、案件と同類の検索結果が現れわます。
■いつでも簡単に売上と加工高をグラフ表示
表示したい期間を入力するだけで簡単に生成されるグラフは、現場に寄り添ったデータの見える化となり、モチベーションのアップにもなります。
以下が生成するグラフとなります。
・日別…指定した期間の日別売上と加工高
・営業担当者日別…指定した期間と営業担当の日別売上と加工高
・営業担当別…指定した期間の各営業担当別売上と加工高

■資料画像やビデオをワンタッチで格納
例えばロゴのイメージや製本の装丁など、原稿として持ち帰れないもをiPoneカメラで撮影すれば自動的にシステムへ格納されます。帰社後に必要な画像をドラッグ&ドロップで資料ホルダ等に保存。
資料画像の保存機能は外出先だけでなく、DTPや工務等あらゆる業務でもメモ帳代わりにお使いいただけます。

■高機能営業日報システム…毎日の営業活動を可視化し更に営業ナレッジとして生かす  O
毎日の日報処理は、忙しさとその手間からおざなりにされることも少なくありません。日報本来の役割を考え、訪問、案件内容、クレーム対応などの営業行動をステージごとに記録し最小限の手間で行うことができます。
例えばある社員の1日の訪問件数が10件、資料作成等が5件だったとすれば15件の入力となります。
処理回数は多いようにみえますが、基本的にはメモ感覚で入力しますので時間も必要ありません。(iPhoneやiPadからは音声入力も可能)
入力された15件のデータはそれぞれ1コマとして保存され、営業担当軸、顧客軸、案件軸等を日付を横断してた並べ替えが自由にでき、多角的な評価が可能となります。(各コマに見積書や作業指示書を紐づけることができます)
また同様に、予定も管理することができ、予定と実行を時系列化することで営業の経緯と効率の見える化、更には属人化の解消にも繋がります。(入力では予定と実行を意識することもありません)

営業日報モバイル
■外出先からでも予実の入力だけで日報ができる
予定と行動を案件毎に入力すれば、あとはシステムが自動的に日報(予定報告と営業報告)としてまとめます。入力はスマホからもでき、しかも音声入力が可能ですのでちょっとした合間での入力が可能です。
■案件や営業マンごとの活動履歴を時系列で表示
営業の進捗や入稿に至るまでの経緯を一覧と詳細で表示します。
■現時点での全案件情報(入稿の可能性)を一覧&詳細表示
現在の有効な見積案件や引合い、提案中の案件を営業マン毎に表示します。
■リマインダーの自動送信で「うっかり忘れ」を解消
アポや予定の日付を入力すると、自動的にその内容を事前に担当営業にメール送信します。
■画像を資料として扱える
文字では表現しにくいものも写真があれば簡単に伝わるということは、よくあります。簡単に、しかも正しく伝わる日報として機能します。
■本日の売上、見積、実績件数、予定件数等を数値で表示
メインデータにリンクされるため、関連する他のデータ参照によりこのような数値評価が可能となります。

DTP部門

高価な機器や最新のデジタルソフトで整備された制作現場ですが、原稿資料やファイルの扱いはアナログ感覚で行われていることも少なくありません。これらのことは非効率なだけでなくミスやロスにも繋がり、作業の効率を妨げています。そのようなことを解消するツールとしてご用意しました。

■校正ファイル共有(外部共有フォルダ)
PDFや画像データ等、サイズが大きなファイルをクラウド上で配信するシステムです。アップ時にURLが発行されますので、そのURLをメールにペーストするだけです。
また、返信フォルダを用意しておくことでファイルが整理され、お客様からも簡単に訂正指示用のファイルを送ることができます。
ファイル容量にも制限が無くフォルダ操作だけで安心して使うことができます。
この機能は先のご紹介したWeb共有フォルダを利用しています。
■校正を四校まで時系列で保管
校正回数が多くなると訂正箇所の確認にも苦労をしますが、忙しいDTP作業ではこのようなことがミスにもつながってしまいます。この機能は前校正の訂正指示が時系列で確認できますので、トラブルの軽減に役立ちます。
■刷取データ保管
印刷データをPDFで「刷取り」タブにドラッグ&ドロップすることで、刷取りとして保存され、社内で共有することができます。
特にリピート受注の場合、イメージを簡単に確認することができ、同時に注意事項などの履歴をも一緒にチェックできます。
■チャット機能 O

作業の円滑な流れは効率化の大前提です。その中でも大切なことはスタッフ間の意思の疎通ではないでしょうか。このチャット機能は相手が離席をしていても小さな音がなり続けることで確実に着信を知らせ、やり取りが進むごとに背景色が変わります。またテキスト選択で色や太さを変えることが容易にでき、消音、終了等の操作もワンタッチで行えます。
DTP作業を意識したこの機能はテレワークでも重宝します。

工務部門

工程全体の流れを把握できることがこのシステムの特徴です。従来と比べ、操作性など、使い勝手にもいろいと工夫をしています。
■機械別予定表(パズル式) O

機械毎の作業予定をパズルのようにマウスの操作で作ります。変更や割り込み、日付の横断も直感的に行え、機械工程の緻密な予定組にとても便利な機能です。前工程での進捗を知らせる(校了、下版完了、数量などの変更)ものとしてコマの色が変えることもでき、更に各ヘッドコマからは作業指示書を開いて確認することができます。

下の画像例は①1日分の枠に②4台の印刷機を配置し8日間のスケジュールで管理しています。更に作業指示書側で下版日や作業予想時間等が入力されるとその案件が③配布枠に表示され、そこからマウスで目的の位置へパズルのように移動させます。また、予定が変更となった場合も同様にマウスを使って移動します。


パズル予定表
パズル予定

■現場で直前の変更確認 O

受注後、数量や用紙等が変更になることは珍しくありません。それらの変更は先にご紹介しました「変更記録」で周知されますが、工務等の現場ではパソコンを常時確認することもできず、トラブル発生の盲点にもなります。この機能はそのようなことに対応するためのもので、作業指示書にプリントされているQRコードをスマホで読みとれば、その時点までの変更内容が表示される仕組みです。
※読み取り端末はiPhone 、iPadだけでなくAndroidでも利用できます。

■用紙在庫管理

作業指示書に従い仕入れや出庫やなどの数値が管理され、在庫状況を簡単に確認することができます。更にバーコードを使うことで現場での操作もワンタッチで行うことができ、作業の効率化を実現します。


■配送管理

「送り状ボタン」で作業指示書に記入されている内容から送り状を作成することができ、手入力を含め最大4件の送り状が登録できます。
※送り状を各運送会社仕様で出力するには、運送会社の指定に従って設定をする必要がありますのでオプションとなります。(全てが設定可能とは限りません)


経理部門


■売上伝票発行
工程表では翌日納品の案件がカラーマーキングされ、更に納品書発行ボタンで売上伝票の発行と売上処理完了します。
■請求書発行
プリント発行はもちろん、インボイス制度の対応として請求書を電子化し、メール送信やクラウド共有ストレージに自動でアップできます。
■売掛・入金予定
売掛と回収の管理を行います。必要に応じて顧客別、営業担当別等で残高を表示することができます。

■買掛・支払い予定  O
買掛及び支払いの管理を行います。細かな検索機能で過去の支払いを時系列で確認することができます。
分  析

本システムは加工高を基本にした分析を色んな角度で行います。(それぞれ利用の可否選択ができます)
■製造工数管理…製造工数管理でコストを表示
製造に要した時間と工程の標準設定工数の比較からコストを評価をします。このことで実際の工数実績を見える化でき、作業の実態を把握することができます。

■日次加工高…毎日の加工高を部門別表示
日々の生産業務による加工高を工程部門(個人)別に表示し、累積します。これにより部門の数字的な評価ができ、生産効率を考える上での指針となります。

■期間比較加工高…材料、経費、加工高を期間別比較
指定した期間で、材料(用紙・版材・オンデマンドカウンター料) 経費(送料・交通費・外注・内税分) DTP部門(デザイン・制作・撮影) 機械部門(断裁・刷版・機械セット・通し) 仕上部門(化粧・帳合・製本・後加工)の18項目を計算し、それを最大12期間までを同時処理しますので、経年分析ができます。

■顧客別加工高…得意先ランキング表示
顧客ごとの売上高と加工高を年間、月間で計算表示させますので、お客様の評価が明確にできます。

■営業別加…営業力評価
担当営業ごとの売上と加工高を年間、月間、日次で計算表示させます。

分析画像

クラウド

ご存知のように、クラウドはインターネットを通じてシステムを運用することができます。従来は社内にサーバーを設置し、その中でシステムを運用することが当たり前でしたが、その維持管理には絶えず気を払う必要がありました。
ITの進歩と、このコロナ禍でクラウド志向が一気に進んでおりますが、そのクラウドの利用方法も大きく変わろうとしています。 当社ではこれまでの経験をもとにリモート活用の選択肢を複数ご用意し、規模や用途に合わせた運用をご提案しております。
■高度なセキュリティ
クラウドは外部サーバーにデータを保存することから、セキュリティ面での不安が付きまとっていました。その不安を払拭するために各サーバー運営企業は多くの予算をつぎ込み、現在できる限りのセキュリティ策を講じています。これは一般の企業に置かれたサーバーとは比べ物にならないくらいの規模です。
また、そのサーバーとの交信はインターネット網では全て暗号化され、更には操作する社内PCにも初期設定ではデータが残らない仕組みとなっています。

■サーバーのホスティング…社内サーバーは不要
社内に設置したサーバーPCにはモデムなど多くの機器が繋がれています。その機器の影響でサーバーに不具合が起こることもよくありますし、サーバー機の老朽化から突然シャットダウンして復旧できないこともあります。そのようなことは稀と思われますが、一度起こってしまうと大変な損失にもつながります。クラウドは、そのようなことを未然に防ぐための機能が施されバックアップ管理もされています。

■クラウドネットワーク
クラウドに入れたシステムはインターネットを通じて利用しますので、社内はもちろん出張先や移動車両内でも使えます。そして、本システムはFileMakerGo(無料アプリ)によりiPadやiPhoneからもアクセスができますので、外部利用の手軽さも特徴です。
また、ストレージ機能を持たせれば自社ストレージとして、本支店間、お客様やテレワークでのデータ共有も安全に行うことができます。
IT補助金クラウド画像
分析画像

■iPhone・iPadで効率アップ
外出先や倉庫業務など、パソコンの利用が難しい場面でもクラウドであればシステムに安定してアクセスできます。またセキュリティ面でも精度の高い安全性が保たれたシステムとなります。

クラウド画像
分析画像
導入費用

■システム費用

本システムには下のものが含まれます。
①各種別の見積計算
端物、ページ物等の見積計算を御社の計算方法でプログラム化します。 ※あまりにも難易度の高い計算となる場合は別途お見積となります。
②本システムは工程表や予定表など、社員や部署をユーザーとして評価を行うことができます。それらの固有名詞をシステム内に関連付けます。
③既存データを新システムへインポート ※顧客名や品名のように本システムと一意的な繋がりが保てる項目に限ります。
④クラウドサーバ設定と各端末の設定
⑤各種フォルダなど必要に応じてネットワークの設定
⑥操作のご指導
⑦初年度クラウドホスティング料と初年度システム保守料を含む(2年目以降のホスティングと保守費用は17,000円/月(18,700円税込)より)
※クラウドホスティング料はクラウドサーバーの利用料と管理、システム保守料はシステムの修復やバックアップからの復旧、操作方法のアドバイス等を行います。これらはシステムの規模により料金が変わることがあります。
■システム価格 420万円(462万円税込)
※システムの規模(利用ピーク時を勘案)により変わることがありますので、その場合はお見積りいたします。
※オプション料金:本システムには多くのオプションをご用意しておりますが、それらはプログラムを共有している場合もあり、オプションの組合せによって制作料金が変わりますのでお見積りとなります。

■お見積りについて
ご希望のオプションをご指定いただければお見積りをいたします。また、部分的に御社仕様のカスタマイズをご希望の場合、現在お使いの作業指示書等、業務上の帳票類をPDF等でいただければ概算金額をご提示させていただきます。
  
■別に要する費用
本システムはFileMakerを使って動作しておりますので、各パソコンにはClaris FileMaker Pro 19以降が必要です。
・Claris FileMaker Pro 19 の年間ライセンス費用:25,080円より(税込)/1ユーザー ※5ユーザー以上での利用が条件となっています。メーカーページ
・規模によっては他のクラウドも利用できますので、ご利用状況に合わせて有利なご提案をいたします。(詳しくは当社までお問い合わせください)。
■制作開始から完成に至るまでに発生する交通費は2/3のご負担をお願いいたします。(概ね2~3回 リモートも利用できます)

■リモートによるデモのご案内
ご要望により、本システムのデモをZoomにて行いますのでご相談ください。(詳しくは当社までお問い合わせください)

導入スケジュール
本システムはパッケージ製品となっておりますが、御社仕様にカスタマイズしてご提供いたします。
①ヒアリング:本システムのご説明をさせていただくと共に御社の業務の流れをお聞かせいただきます。
②お 見 積り:ご要望に沿ってお見積りをさせていただきます。
③ご 発 注:必要に応じて契約書を送付させていただきます。
④制   作:印刷料金自動計算プログラム他、カスタマイズに取り掛かります。
       ※都度、出来具合のご確認をパソコン上で行っていただきます。
⑤一ケ月試験:クラウドにアップし不具合等の調整を行います。(実データにてお使いいただけます)
⑥本 運 用:試験稼働後、本稼動となります。

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